Частенько люди попадают в неловкую ситуацию из-за несоблюдения элементарных правил разговора по телефону, особенно в деловых беседах. О простых и в то же время важных правилах рассказала учитель этикета Нуржан Исмаилова.
Подготовка к разговору
Любой разговор требует подготовки. Например, если вы хотите от кого-то получить информацию, загодя подготовьте вопросы. Если собираетесь записывать данные, приготовьте блокнот и ручку. Поиски этих предметов после начала разговора могут заставить ждать вашего собеседника, а это неприлично, особенно при деловом разговоре.
Приветствие
Перед началом любого разговора по телефону необходимо поздороваться. Собеседник также должен поприветствовать вас. Иногда после приветствия в ответ можно услышать: "слушаю", "говори". Такой ответ неприятен и неэтичен по отношению к звонящему. Только после обмена приветствиями переходите к теме разговора.
Представление
Если вы совершаете звонок незнакомому человеку, после приветствия по правилам этикета необходимо представиться. Достаточно назвать имя, а если требуется, то и фамилию. Затем нужно рассказать, откуда вы (организация, компания и так далее) и по какому делу звоните.
Этикет разговора
Беседа по телефону бывает краткой или, наоборот, продолжительной, но в любом случае во время ведения любого разговора надо придерживаться правил. Если собеседник что-то долго рассказывает или объясняет, то старайтесь поддерживать разговор словами "понятно", "интересно", "неужели?" и так далее. Если вы будете молчать, собеседник не поймет вашу реакцию на его слова и окажется в неудобном положении.
Во время разговора лучше не есть. Собеседнику будет очень неприятно, если вы что-то жуете, пьете или зеваете. Такое поведение говорит о том, что вы не хотите с ним разговаривать. Начав разговор, невежливо показывать собеседнику, что вы хотите его прекратить. По этикету звонящего следует выслушать до конца. Если вы не хотите продолжать разговор, не отнимайте свое и его время и сразу деликатно прекратите беседу.
Если связь прервалась
Часто бывает, что во время разговора связь обрывается в силу технических или иных причин. По этикету снова выйти на связь должен тот, кто позвонил. Но если разговор происходит между каким-либо учреждением и клиентом, то правильнее будет перезвонить представителю учреждения.
Громкая связь
Завершение разговора
Прощание с собеседником так же важно, как и приветствие. По окончании разговора необходимо вежливо попрощаться и выразить благодарность за разговор.
Если человека, которому вы звоните, нет на месте
Если на домашний или служебный телефон позвонили и спрашивают человека, которого нет на месте, не надо ограничиваться словами вроде "его нет" или "перезвоните позже" и класть трубку. По этикету нужно проявить участие и спросить, чем вы можете помочь звонящему или что передать тому, кому звонили.
Звонки в выходные
Если нет срочной необходимости, то малознакомым людям или людям, связанным с вами только по служебным делам, в выходные лучше не звонить. Но если возникла такая необходимость, то, прежде чем начать разговор, извинитесь за беспокойство и убедитесь, что собеседнику удобно разговаривать.
Разговор в общественном месте
Не берите чужие телефоны
Бывает ситуация, что рядом с вами зазвонил телефон другого человека. Брать его и тем более отвечать на звонок считается неприличным. Возможно ответить на звонок, если это телефон члена вашей семьи или близкого друга. Но в этом случае трубку можно взять лишь если звонит знакомый вам человек. Бывает, что звонки на чужой телефон повторяются почти непрерывно. В таком случае по этикету можно ответить на звонок, так как может оказаться, что звонящий обращается по неотложному делу.